Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

oestreicher GmbH, Leibniz-Campus 9, 89520 Heidenheim

E-Mail: tourenmeister@oestreicher.gmbh

Externer Datenschutzbeauftragter: Bert Bormann, datenschutz@oestreicher.gmbh

Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

3. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

4. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Deutschland) gehostet; die Server stehen in Deutschland. Der Hoster erhebt in sogenannten Logfiles folgende Daten, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Adresse der vorher besuchten Website (Referer), Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time, Inhalt der Anforderung, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Website, von der die Anforderung kommt, sowie Informationen zu Browser und Betriebssystem.

Das Erheben dieser Daten ist erforderlich, um die Website anzeigen zu können und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Dies entspricht unserem berechtigten Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Der Hoster verarbeitet Ihre Daten nur insoweit, als dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und folgt unseren Weisungen in Bezug auf diese Daten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

5. Terminbuchung (Microsoft Bookings)

Auf dieser Website ist ein Terminbuchungs-Widget von Microsoft Bookings eingebettet. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.

Wenn Sie einen Demo-Termin buchen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. weitere Angaben) an Microsoft Bookings übertragen und dort im Rahmen Ihres Microsoft-365-Abonnements verarbeitet. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Terminverwaltung).

Datenschutzerklärung von Microsoft: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Für die Übermittlung von Daten in die USA stützen wir uns auf die Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die gebuchten Termin-Daten verbleiben in unserem Microsoft-365-Mandanten und werden nicht an Dritte weitergegeben.

6. SSL-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von 'http://' auf 'https://' wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Teil B – Nutzung der Anwendung Tourenmeister (app.tourenmeister.de)

Die folgenden Abschnitte gelten zusätzlich für die Nutzung der Anwendung Tourenmeister. Die Anwendung wird von unseren Kunden (Unternehmen) für die Planung ihrer Auslieferungstouren eingesetzt.

Für die Betriebsdaten, die ein Kunde in der Anwendung verarbeitet (Filialen, Lieferstellen, Zeitfenster, Touren), ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; die oestreicher GmbH verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Lizenzvertrags und der darin enthaltenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Für die Daten, die zum Betrieb der Anwendung selbst anfallen (Benutzerkonten, Protokoll, Nutzungsstatistik), ist die oestreicher GmbH Verantwortliche.

7. Anmeldung und Benutzerkonto

Für die Nutzung ist ein Benutzerkonto erforderlich. Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash), Rolle und Firmenzuordnung sowie der Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Die Authentifizierung erfolgt über Google Firebase Authentication (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) als Auftragsverarbeiter.

Zweck ist der Zugangsschutz; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags). Beim ersten Login nach der Einrichtung durch uns muss ein eigenes Passwort gesetzt werden. Die Anmeldesitzung wird technisch notwendig im Browser gespeichert (Local Storage/IndexedDB); nach zehn Stunden ohne Aktivität wird die Sitzung automatisch beendet. Tracking-Cookies oder Werbe-Cookies setzt die Anwendung nicht.

Passwort-Zurücksetzen- und Einladungs-E-Mails werden über Google Firebase versendet. Kontodaten werden gelöscht, wenn das Benutzerkonto oder die Firma gelöscht wird.

8. Betriebsdaten der Tourenplanung und Speicherort

Die vom Kunden eingegebenen Planungsdaten (Depot, Filialen und Lieferstellen mit Adressen, Anlieferzeitfenster, Fahrzeuge, Touren und Planungsergebnisse) werden in Google Cloud Firestore gespeichert – ausschließlich in der Region europe-west3 (Frankfurt am Main). Eine Speicherung außerhalb Deutschlands findet nicht statt. Auftragsverarbeiter ist Google Ireland Limited; die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit Google enthält die EU-Standardvertragsklauseln.

Sind Lieferstellen Einzelpersonen (z. B. Privatkunden), handelt es sich um personenbezogene Daten, für die der Kunde als Verantwortlicher die Rechtsgrundlage stellt. Die Daten bleiben gespeichert, bis der Kunde sie löscht oder die Firma endgültig gelöscht wird; mit der endgültigen Löschung einer Firma werden alle zugehörigen Daten entfernt.

Zur Ausfallsicherheit wird täglich eine Sicherung erstellt, die 30 Tage rollierend auf dem Server der oestreicher GmbH in Deutschland aufbewahrt und danach automatisch gelöscht wird.

9. Standorterkennung (Geokodierung)

Damit Adressen auf der Karte und in der Planung verwendet werden können, werden sie in Koordinaten umgerechnet. Dazu werden die Adressbestandteile Straße, Postleitzahl und Ort – ohne Namen oder sonstige Zusätze – an den Geokodierungsdienst Photon übermittelt. Standardmäßig ist das die öffentliche Instanz photon.komoot.io der komoot GmbH (Potsdam, Deutschland); alternativ betreiben wir den Dienst auf eigener Infrastruktur. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Fahrzeiten und Verkehrslage

Die Fahrzeiten zwischen allen Standorten berechnet die Anwendung auf einem eigenen Server der oestreicher GmbH in Deutschland (Valhalla auf Basis von OpenStreetMap-Daten). Dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Zur Prüfung der Planung gegen die aktuelle Verkehrslage werden einzelne Koordinatenpaare (Start, Ziel) zusammen mit einem Abfahrtszeitpunkt an HERE Europe B.V. (Niederlande, EU) übermittelt – ohne Namen, Adressen oder Firmenbezug. Die Ergebnisse werden 30 Tage zwischengespeichert, um wiederholte Abfragen zu vermeiden. Nutzt ein Kunde einen eigenen HERE-Zugangsschlüssel, wird dieser verschlüsselt gespeichert und nie im Klartext angezeigt.

Baustellen- und Sperrungsdaten werden ausschließlich als offene Daten von öffentlichen Stellen abgerufen (Mobilithek des Bundesministeriums für Digitales und Verkehr, Autobahn GmbH des Bundes, Landesbehörden); dabei werden keine Nutzerdaten übermittelt.

11. Import von Filiallisten und KI-Erkennung

Filiallisten können als Datei (CSV, Excel, PDF) oder über die Homepage des Kunden eingelesen werden. Die Verarbeitung erfolgt auf dem Server der oestreicher GmbH. Erkennt die Software die Tabellenstruktur nicht regelbasiert, wird der Inhalt – Kopfzeile und wenige Beispielzeilen bzw. der Text – durch ein Sprachmodell ausgewertet, das ausschließlich auf einem Server der oestreicher GmbH in Deutschland läuft. Eine Übermittlung an externe KI-Anbieter findet nicht statt.

Die hochgeladene Datei selbst wird nicht dauerhaft gespeichert; gespeichert werden nur die erkannten Vorschläge, bis sie in der Vorschau übernommen oder verworfen werden.

12. Fahrer-Links

Für jede Tour kann ein Link (auch als QR-Code) erzeugt werden, über den Fahrer die Tour ohne Anmeldung auf dem Mobilgerät sehen. Der Link enthält eine zufällige Kennung und zeigt die Stopps der Tour mit Adressen, Zeitfenstern und Hinweisen. Beim Öffnen werden keine Standortdaten des Fahrers erhoben; gezählt wird lediglich die Zahl der Aufrufe ohne Personenbezug. Die Links verfallen nicht automatisch – wer den Link besitzt, kann die Tour einsehen. Die Weitergabe steuert der Kunde.

13. Protokoll der Aktivitäten

Aktionen in der Anwendung (Optimierungen, Importe, Änderungen an Planungsdaten, Übergaben von Zugängen, Fehler) werden mit Zeitpunkt und dem handelnden Benutzerkonto protokolliert. Zweck sind Nachvollziehbarkeit, Fehlersuche und Sicherheit; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Das Protokoll ist für die Nutzer der jeweiligen Firma einsehbar (Menü Konto → Protokoll) und wird mit der Firma gelöscht.

Zur Betriebsführung und Abrechnung wird je Firma und Monat gezählt, wie viele Optimierungen, Importe und Exporte ausgeführt wurden und welche Kosten externer Dienste angefallen sind – ohne Personenbezug.

14. Zugriff durch den Betreiber

Zur Einrichtung neuer Firmen, zum Support und zur Fehlerbehebung können Mitarbeiter der oestreicher GmbH mit einer gesonderten Betreiber-Rolle auf die Daten einer Firma zugreifen. Solche Zugriffe werden protokolliert. Systemhinweise der Anwendung (z. B. zum Ausfall externer Dienste) gehen an tourenmeister@oestreicher.gmbh.

15. Ihre Rechte in der Anwendung

Neben den in Abschnitt 3 genannten Rechten können Nutzer der Anwendung ihre Filialdaten jederzeit selbst berichtigen oder löschen und als CSV- oder JSON-Datei exportieren. Benutzerkonten und ganze Firmen einschließlich aller Daten löschen wir auf Wunsch des Kunden vollständig. Anfragen richten Sie an tourenmeister@oestreicher.gmbh oder an unseren Datenschutzbeauftragten (datenschutz@oestreicher.gmbh).